De smartphone is centraal komen te staan in zakelijke communicatie. Waar er tot voor kort steeds meer gesproken werd over mobiel-tenzij en vast-mobiel integratie is de volgende stap mobile-only. Er zijn veel voordelen, maar ook een aantal aandachtspunten in een mobile-only strategie.

Bedrijfsleven gaan naar mobile-only

Banken, accountants, zorginstellingen en vele andere organisaties kiezen er steeds vaker bewust voor om hun medewerkers alleen nog maar met een mobiel apparaat te laten communiceren. Dankzij de komst van VoIP is het mogelijk geworden om de mobiele telefoon onderdeel uit te laten maken van de vaste telefonie-omgeving van een bedrijf. Xelion heeft zelfs een volwaardige mobiele app voor alle gebruikers, waarmee alle functionaliteiten die voorheen alleen in een vaste omgeving zaten, ook met een paar vingerbewegingen voor handen zijn. Dankzij zo’n app zijn receptionistes niet meer afhankelijk van de locatie van de medewerker of collega die gezocht wordt. De bereikbaar en beschikbaarheid status wordt gecheckt dankzij een koppeling aan de digitale agenda. Zo wordt iemand snel gevonden en/of gevraagd terug te bellen op het eerste moment dat het uitkomt.

Data

Waar voorheen een aantal pakketten en apparaten nodig waren om alle communicatie te kunnen organiseren, zoals vaste telefoon, computer en mobiele telefoon, kan nu alles met de smartphone worden afgehandeld. Hét grote voordeel is overzicht en een toename van de bereikbaarheid van de organisatie. Het is mogelijk om met één vast nummer bereikbaar te zijn voor alle zakelijke gesprekken. Dankzij de app van Xelion is scheiden van privé en zakelijk mogelijk en hoeven medewerkers niet meer met twee toestellen te werken. Een ander groot voordeel is dat bedrijven nu van vrijwel alle zakelijke communicatie die via de app op smartphones wordt afgehandeld, gestructureerde data verwerven. Hoeveel van de inkomende gesprekken werd beantwoord en hoeveel werd er uitgebeld? Dat soort data worden centraal verzameld en kunnen in wallboards snel en overzichtelijk gerapporteerd worden. Zo krijg je inzicht in de relaties die je als organisatie met je klanten hebt en kun je die informatie gebruiken voor verbeteringen. Mensen die real time inzicht krijgen in hun eigen bereikbaarheid zullen hun gedrag daar ook op gaan aanpassen. Ook kan er met centrale adresboeken worden gewerkt en met een CRM-koppeling goed worden beschouwd wie er in de organisatie met welke klanten contact heeft gehad. Gespreksnotities en opgenomen gesprekken kunnen worden teruggeluisterd. Dit zijn allemaal zaken waarmee het contact dat een organisatie heeft met de buitenwereld niet alleen kwantitatief maar ook kwalitatief verbeterd wordt.

Aandachtpunten

Naast de vele voordelen die het integreren van de smartphone in de bedrijfscommunicatie en vaste telefonie heeft, zijn er ook een aantal aandachtspunten. Ten eerste moeten medewerkers zich er goed van bewust zijn dat ze tijdens werktijd op hun mobiel onderdeel uitmaken van de bereikbaarheid van de organisatie. Dus als men de smartphone puur als privédomein zou zien, kan daar een probleem ontstaan. Ook moet men goed opletten dat men de mobiele telefoon altijd bij zich heeft en dat deze op tijd is opgeladen. Een goede bluetooth headset die omgevingsgeluid reduceert is daarbij een onmisbare toevoeging in het zakelijke communicatiegereedschap van elke dag. Dat lijkt heel logisch, maar dit zijn wel cruciale aandachtspunten omdat de organisatie gaat vertrouwen op mobiele communicatie. Ook zijn er wat cultuuraspecten om rekening mee te houden. Als je iemand op een vast nummer belt en die weet dat die op mobiel uitkomt, is het aan de ontvanger om gelegenheid en ruimte te bieden om het gesprek in goede orde te kunnen afhandelen. Ook is de integratie met sms en whatsapp een aandachtspunt als het gaat om vaste nummers. Het mobiele nummer blijft dus voorlopig zeker ook nog een rol spelen in zakelijke communicatie.

Conclusie

Vaste telefonie via de smartphone is dus een zeer welkome aanvulling in de bedrijfscommunicatie. Het verbetert de bereikbaarheid van de organisatie en de communicatie van interne en externe stakeholders. Het vergt echter wel de juiste cultuuromslag en de middelen om deze mobile-only strategie tot een succes te maken. Xelion staat met een krachtige app centraal in deze volgende stap.