Het verhaal achter COKZ
Nederland staat hoog in de wereldranglijst als het gaat om de export van zuivel. Dat betekent dat er zekerheid moet worden geboden aan buitenlandse importeurs dat de geëxporteerde producten daadwerkelijk in orde zijn. Het Controle Orgaan Kwaliteits Zaken (COKZ) is als zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) verantwoordelijk voor de wettelijk verplichte controles op het gebied van zuivel, eieren en pluimvee bij Nederlandse ondernemingen en controleert de te exporteren producten. Wij spraken hierover met Steven van de Meent, Manager Bedrijfsvoering. Hij is binnen het COKZ onder meer verantwoordelijk voor de facilitaire organisatie, ICT en materialen, de telefooncentrale en de veiligheid rond het pand. Op dit moment zijn er binnen het COKZ 75 medewerkers actief, waarvan meer dan de helft werkt in de buitendienst. De buitendienst-medewerkers komen bij de ondernemers op de werkvloer en voeren de controles uit. De controles variëren van korte bezoekjes bij de zogenoemde “zelfzuivelaars”, tot grote controles bij de fabrieken waarbij de controles meerdere dagen in beslag kunnen nemen. Van de Meent vertelt: “Samen met collega-ZBO’s draagt het COKZ de zorg voor toezicht binnen de voedselketen. Het COKZ heeft daarbij een belangrijke rol binnen de bescherming van de volksgezondheid. Uiteraard is het daarbij van belang dat er korte lijnen zijn en snel overleg kan worden gevoerd tussen medewerkers als zij tegen bepaalde zaken aanlopen.”
De reden om Xelion te gaan gebruiken
Hoe is het COKZ bij Xelion terecht gekomen? Van de Meent antwoordt: “Vanwege een verhuizing van het COKZ in 2019 naar het huidige pand, ontstond ook de vraag naar een nieuwe telefooncentrale die zowel mobiele als vaste telefonie kon verzorgen. Er was tevens behoefte aan kennis en input op het vlak van telefonie. In de zoektocht liep ik tegen het bedrijf Sollie.Comm aan. Dit bedrijf houdt voor het COKZ de telefooncentrale in de gaten vanaf afstand.” Sollie.Comm heeft voor de optimalisatie van telefonische bereikbaarheid destijds de Xelion-app geadviseerd aan het COKZ. Er waren verschillende beweegredenen voor Van de Meent om voor Xelion te kiezen. De combinatie van het Nederlandse product, het functionele aanbod met de Xelion-App en de keurige prijszetting was doorslaggevend voor Van de Meent om met Xelion van start te gaan.
“Het is een Nederlands product, werkt in de Cloud en heeft een goede reputatie in Nederland”, aldus Van de Meent.
Hoe werkt Xelion bij COKZ?
De buitendienst medewerkers hebben allemaal de Xelion-App geïnstalleerd op hun zakelijke telefoon. Het COKZ heeft een aantal groepsnummers ingericht per onderwerp. Van de Meent merkt op dat steeds meer vanuit de medewerkers via de Xelion-App wordt gebeld in plaats van via de gewone lijn. “Dit komt ook omdat alle contactgegevens in de Xelion-App staan. Je hoeft je contacten dus niet meer zelf handmatig in te voeren, maar de contacten zijn automatisch beschikbaar en de lijst wordt up-to-date gehouden door de front-office bij COKZ. Zo is het voor de binnen- als buitendienstmedewerkers mogelijk om altijd en overal bereikbaar te zijn. Het is bovendien veel makkelijker voor de medewerkers om op namen en afbeeldingen te zoeken in het adresboek binnen de Xelion-App dan via de gewone lijn.” Van de Meent geeft aan dat er binnen COKZ ook gebruik wordt gemaakt van de rapportagetool vanuit Xelion. Hier wordt noodzakelijke informatie gedeeld over (de uitkomsten van) de controles. De rapportages worden vervolgens met de afdelingen intern gedeeld zodat daarop geacteerd kan worden indien nodig. Op dit moment wordt bekeken of de rapportages verder uitgebreid kunnen worden zodat de dienstverlening richting klanten verder geoptimaliseerd kan worden. Dit zodat de ondernemer zich kan concentreren op wat zij het liefst doen: het produceren van mooie Nederlandse producten voor de binnenlandse en buitenlandse consument.
Hoe zie je de toekomst?
Om zich verder te ontwikkelen heeft het COKZ nog mooie plannen voor de toekomst. In het jaar 2022 wil Van der Meent de bereikbaarheid van het COKZ verder optimaliseren. Niet alleen tussen de medewerkers onderling, maar ook tussen de ondernemers en medewerkers.
“Medewerkers moeten uiteraard goed bereikbaar zijn voor ondernemers. Het idee is om aan de ondernemer via de Xelion-app het telefoonnummer door te geven waarop de medewerker bereikbaar is. Op het moment dat de medewerker geen dienst heeft, kan hij of zij in de Xelion-App aangegeven dat hij of zij ‘niet beschikbaar’ is. Wordt de medewerker toch gebeld, dan wordt het zakelijke nummer van de medewerker direct overgeschakeld naar de voicemail op deze tijd”. Van de Meent sluit af: “Deze laatste stap is nog in ontwikkeling. Uiteraard blijft het COKZ verder gewoon bereikbaar via het algemene kantoornummer. Het mooie van deze nieuwe ontwikkeling is dat de organisatie meer in verbinding komt met elkaar en met de klant. Weliswaar op afstand, maar digitaal verbonden én bereikbaar.”
‘’Het COKZ is een dienstverlenende organisatie voor zuivel- en eier- producerend Nederland. Wij willen onze dienstverlening optimaliseren. Dit realiseren we mede door een maximale bereikbaarheid.’’
Steven van de Meent
Manager Bedrijfsvoering | COKZ | Juni 2021, Leusden
