5 Tips om privé en zakelijke communicatie eenvoudig te scheiden
Een veel gehoorde doelstelling die mensen nastreven is het scheiden van privé en zakelijk. Door de komst van de mobiele telefoon en het internet, zijn medewerkers makkelijker in staat om buiten het kantoor te werken. Hierdoor loopt het privé en zakelijke leven echter wel meer door elkaar heen. Het lijkt heel loyaal ook buiten kantooruren aan het werk te zijn. Maar uit onderzoek blijkt dat het de efficiëntie van het werk en de eigen gezondheid niet altijd ten goede komt. Ontspanning is namelijk heel belangrijk, dus moet het werk af en toe toch echt aan de kant worden gelegd, ondanks het zo leuk is. Hieronder staan een aantal tips om deze doelstelling makkelijker te bereiken.
Een voor de hand liggende oplossing is een aparte telefoon voor privé en voor werk. Naar schatting heeft meer dan 30% van de medewerkers een telefoon van de zaak. Het is een poging tot het scheiden van privé en zakelijk, maar niet de meest efficiënte manier om dit te doen. Dat betekent namelijk dat deze mensen regelmatig met twee telefoons tegelijk op pad gaan. Het is lastig iedere keer te moeten switchen tussen de telefoons. Daarnaast kost het onnodig veel, aangezien er twee apparaten moeten worden aangeschaft. Een ander nadeel dat hierbij om de hoek komt kijken zijn de privacy zorgen. Dit kan dan ook makkelijker; één apparaat, maar een complete scheiding tussen privé en zakelijke communicatie.
Tip 1: Maak afspraken over de verwachtingen vanuit het bedrijf
Wellicht heeft de medewerker zelf het idee altijd en overal bereikbaar te moeten zijn voor klanten. Het voelen van de druk om continu bereikbaar te moeten zijn, levert stress op, zo blijkt uit het onderzoek van FNV in samenwerking met de UvA. Deze stress wordt daarnaast veroorzaakt door permanente connectiviteit. Continue bereikbaarheid is dan ook lang niet altijd hetgeen wat de manager of leidinggevende verwacht. Wat zij graag willen is dat de taken goed worden uitgevoerd en dat de doelen worden bereikt. Altijd en overal bereikbaar zijn is niet de juiste manier om dit te bereiken.
Maak afspraken over wat er verwacht wordt. Dit zorgt ervoor dat de manager en medewerker beide naar hetzelfde doel streven. Zorg er daarnaast voor dat de gesprekken netjes worden doorgerouteerd naar iemand anders in de organisatie op het moment dat de medewerker niet bereikbaar is.
Tip 2: Eén nummer communicatie
Op kantoor wordt vaak gebeld vanuit het bedrijfsnummer. Niet iedereen heeft de beschikking over een mobiele bedrijfstelefoon. Dit heeft vaak tot gevolg dat er met de eigen mobiel wordt gebeld, wanneer er thuis nog iets moet worden afgemaakt. Klanten ontvangen zo een rechtstreeks nummer, met als gevolg dat ze dit nummer ook bellen wanneer de medewerker niet aan het werk is.
Maar ook als men wel in het bezit is van een bedrijfstelefoon is het lastig te communiceren met meerdere nummers. Welk nummer gebruikt men wanneer? Xelion maakt het mogelijk om met de eigen mobiele telefoon uit te bellen met het vaste nummer van het bedrijf. Hierdoor blijft het privé nummer ook daadwerkelijk privé, komt er geen verwarring over meerdere nummers en worden medewerkers niet lastige gevallen op momenten dat dit niet uitkomt.
Tip 3: Bereikbaarheid schema’s instellen
Deze mobiele app zorgt er voor dat de medewerker op de mobiele telefoon toch bereikbaar is, ondanks het via het bedrijfsnummer gaat. Om te voorkomen dat deze buiten werktijden gebeld wordt, kan men een schema instellen. Hierin kan bijvoorbeeld worden aangegeven dat de medewerker alle werkdagen van 8 tot 5 uur bereikbaar is en buiten die tijden niet. Mocht er een keer van worden afgeweken, kan dit vanzelfsprekend handmatig worden ingesteld.
Tip 4: Gepersonaliseerde voicemail
Wanneer er wordt ingesteld dat de medewerker niet bereikbaar is, kan diegene zelf kiezen wat er wel gebeurt met het gesprek dat binnenkomt. Zo kan er een keuzemenu worden ingesteld, zodat de beller zelf kan kiezen naar wie doorverbonden wordt. Ook kan de keuze worden gegeven om de voicemail in te spreken, zodat deze later kan worden teruggeluisterd. Het is daarnaast mogelijk om direct door te schakelen naar een persoon die de vragen kan opvangen. Al deze mogelijkheden kunnen voor iedereen hetzelfde worden ingesteld, maar ook voor specifieke personen worden ingesteld. Deze gepersonaliseerde voicemail zorgt ervoor dat bellers goed geholpen worden, ook wanneer de medewerker ‘privé-tijd’ heeft.
Tip 5: Gescheiden data
Het gebruiken van eigen mobiel betekent gelukkig niet dat het privé adressenboek moet worden gebruikt om contacten in op te slaan. De app bevat namelijk het volledige adressenboek van het bedrijf, zonder dat er ook maar iets in het privé telefoonboek van terug kan worden gevonden. Hetzelfde geldt voor foto’s die via de chat worden verstuurd. Deze worden niet op de mobiel zelf opgeslagen. Ook deze functionaliteit zorgt voor een perfecte scheiding tussen privé en zakelijk.
Andersom geldt ook dat alle communicatie wordt opgeslagen in het systeem. Daarmee kan er informatie met collega’s worden gedeeld en blijft alle informatie met relaties van het bedrijf. Handig om de service aan relaties te verbeteren, door het terugzoeken van informatie, waarborgen van bereikbaarheid en een perfecte klachtafhandelingen. Met goede integratie behoudt men dus scheiding tussen privé en zakelijk én wordt ervoor gezorgd dat zakelijke communicatie altijd op de juiste plek blijft.
Geen 9 tot 5 mentaliteit
Moeten medewerkers dan helemaal niet meer buiten kantoortijden werken? Dat is natuurlijk wat overdreven. Het is belangrijk voor de eigen gezondheid en voor de effectiviteit op het werk om het werk af en toe volledig opzij te leggen. Maar ’s avonds nog even die ene mail afmaken is natuurlijk prima. Xelion helpt hier uitstekend bij. Xelion biedt namelijk de mogelijkheid om thuis te werken, maar zodra het klaar is kan het ook volledig ‘uit’ worden gezet. Uiteindelijk is dit wat iedereen wil.
