ISDN stop, waardoor de organisatie op zoek moet gaan naar een alternatief. Of niet tevreden met de huidige VoIP oplossing waarmee de organisatie belt? Wat de reden ook is om op zoek te gaan naar een VoIP provider, het is belangrijk dat een VoIP provider kiezen op een zorgvuldige manier wordt gedaan. Buiten het feit dat het een investering betreft, moet het systeem worden ingericht en zullen medewerkers wennen aan het ingevoerde systeem. Niet handig dus om na korte tijd alweer over te moeten stappen op een ander systeem. Hierbij vijf belangrijke vragen die men kan stellen bij de keuze voor een VoIP provider.

Wie gaan er mee werken?

De belangrijkste beslissers in de keuze voor een VoIP platform zijn degene die ermee gaan werken. Zij moeten hun werk goed kunnen uitvoeren met het gekozen systeem. Zijn zij bijvoorbeeld veel onderweg? Dan is de vast-mobiel integratie een vereiste. Werken zij op verschillende locaties? In dat geval is de softphone op de laptop ideaal. Waar men de laptop ook openklapt, alle communicatie gegevens zijn direct inzichtelijk. Feitelijk moet de telefooncentrale naadloos aansluiten op de werkplek van de medewerkers.

Daarnaast is het van belang te kijken hoe medewerkers onderling samenwerken. Zijn er meerdere personen in een afdeling werkzaam die allen dezelfde telefoon kunnen beantwoorden? Moet de telefoon worden doorgeschakeld op het moment dat er niemand van deze afdeling aanwezig is? Wat gebeurt er op het moment dat iemand de telefoon niet kan oppakken? Geen onbelangrijke vragen bij het kiezen van een VoIP provider.

Wat gaan zij er mee doen?

Buiten de mogelijkheden van devices en routering, is het ook goed te kijken naar de gepastheid van de functionaliteiten. Is er een keuzemenu gewenst? Is een wachtrij functioneel? Bij een bedrijf met veel ambulante medewerkers is een presentielijst handig om in te zien of iemand beschikbaar is. Bij een call centre is de functionaliteit van meeluisteren / meefluisteren een waardevolle aanvulling. Kortom, kijk goed hoe de betreffende medewerkers de telefooncentrale gaan gebruiken. Veel VoIP providers zullen voorzien in handige functionaliteiten. Controleer wel goed of dit daadwerkelijk standaard in de prijs zit inbegrepen, of dat hiervoor weer een extra module moet worden besteld.

Waar moet de centrale minimaal aan voldoen?

Buiten de manier van bereikbaarheid en de manier waarop de hosted voice centrale wordt ingezet, zijn er natuurlijk altijd minimale eisen waaraan het moet voldoen. Wordt er veilig omgesprongen met de verwerking van de gegevens? Is het systeem stabiel? Is er goede service op het moment dat er toch iets fout gaat? Stel een lijstje op met de minimale eisen waaraan de gekozen VoIP provider moet voldoen.

Hoe kan het werk nog efficiënter worden gedaan?

Dat de functionaliteiten moeten passen bij het bedrijf zal het eerste zijn waarop gelet wordt. Maar als de centrale dan toch opnieuw moet worden ingericht, is dit het perfecte moment om eens te kijken wat er nog meer beter kan worden geregeld. Maakt de organisatie bijvoorbeeld gebruik van een CRM systeem? Sommige VoIP leveranciers bieden de optie om CRM of andere softwarepakketten te integreren met het telefoonsysteem. Op manier kan de informatieverwerking efficiënter in zijn werk gaan.

Wat zijn de toekomstplannen?

Als laatste is het ook goed te kijken naar de toekomst van het bedrijf. Vaak wordt de keuze van een VoIP provider niet voor korte tijd gedaan. Om die reden is het belangrijk om ook te kijken wat de plannen en ambities voor de komende tijd zijn. Het zou immers zonde zijn als de VoIP oplossing na een aantal jaar al niet meer passend is.

Keuze VoIP Provider

Ondanks dat de telefooncentrale vaak niet wordt beschouwd als een prominent onderdeel van de bedrijfsvoering, is het wel degelijk van belang deze keuze voor VoIP provider weloverwogen te maken. Bedenk goed wie er mee gaan werken, wat zij ermee gaan doen en maak een checklist wat de minimale eisen van de telefooncentrale zullen zijn. Neem in deze overweging de toekomst mee en bekijk wat er verder nog verbeterd kan worden aan de huidige bedrijfsvoering. Als deze vragen serieus zijn beantwoord, kan het niet anders dan een groot succes worden om de VoIP centrale te implementeren.